Les clés pour élaborer vos budgets avec plus de performance et de précision

par BIPP Consulting | Nov 25, 2022 | Actualités BIPP Consulting, EPM

Selon le secteur, les coûts de la masse salariale de votre organisation peuvent représenter une part importante dans les budgets de votre activité. La maîtrise de ces coûts devient un véritable enjeu, comme celui de les prévoir avec précision dans le futur.

Piloter votre organisation, c’est prévoir. Prévoir, c’est donc planifier ! Nous vous proposons dans cet article des clés d’optimisation de vos process de planification. Vous pourrez retrouver comment simplifier vos méthodes de travail au travers d’une interface unique, sécurisée et collaborative. Nous avons dédié un webinaire complet pour gagner en performance dans la planification de votre budget RH avec une solution EPM.

Pour le revisionner, c’est ici : REPLAY WEBINAIRE

Optez pour une solution EPM dédiée à la planification

Vous préparez certainement en fin d’année votre budget N+1, et effectuez surement plusieurs forecast au cours de l’année. Le process prévisionnel concernant la masse salariale en fait partie. Si vous n’avez pas de solution dédiée pleinement à ces sujets, vous devez très certainement réaliser vos travaux avec Excel.

Le tableur de la suite office est en effet l’outil le plus utilisé au monde pour des besoins de planification. Cependant, selon votre modèle et la taille de votre organisation, ces process sous Excel peuvent très facilement devenir des « usines à gaz » et se retourner contre vous en matière de performances.

Aujourd’hui, l’EPM est vraiment le levier le plus efficace pour vous permettre de booster les performances de vos pratiques budgétaires. Avec une solution EPM, comme Jedox ou Board que nous proposons, c’est pour vous la garantie de :

• Réaliser vos planifications de manière beaucoup plus simple, intuitive et rapide
• Consolider automatiquement vos données de manière fiable
• Générer vos rapports et états financiers prévisionnels en quelques clics

Nous proposons plusieurs webinaires présentés par notre expert EPM consacrés à ces sujets sur notre chaine YouTube. Si vous voulez en savoir plus, vous pourrez retrouver notre savoir-faire sur la simulation de la masse salariale ou comment combiner vos solutions BI pour aller plus loin grâce au pilotage à la planification. N’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration personnalisée de ces outils.

Limitez toutes les tâches à faible valeur ajoutée

Ce point découle du premier mais il convenait de détailler un peu plus le sujet. Dans le cadre de vos élaborations budgétaires, vous ne pourrez limiter ces tâches à faible valeur ajoutée qu’en vous équipant d’une solution qui vous permettra d’automatiser ces travaux.

Et généralement, vous perdez énormément de temps sous Excel lorsqu’il faut :

• Importer ou remonter des données : soit elle provient d’une unique source, soit vous devez passer du temps à agréger les données depuis ces différentes sources (différentes BDD, filiales, logiciels, services…) ;
• Retravailler ces données pour l’adapter au modèle que vous avez mis en place ;
• Contrôler que les données intégrées manuellement sont correctes (Il peut arriver parfois que cela soit compliqué d’en être certain) ;
• Réaliser vos rapport : vous devez parfois à nouveau les agréger, par exemple si ils proviennent de vos différentes filiales, ils doivent être consolidés au siège pour obtenir une vision groupe finale.

Ces travaux sont très chronophages et la fiabilité est parfois incertaine. L’automatisation de ces travaux, ainsi que l’agrégation de vos données, font partie des fonctionnalités de bases proposées par les solutions EPM. Nous sommes à votre écoute pour échanger à ce propos. Nous vous conseillerons sur la solution la plus adaptée à vos besoins.

Budgets : Affinez la granularité de votre modèle

Vos planifications manquent peut-être de performance mais également de précision ? Vous le remarquez en particulier chaque année en comparant votre budget au réalisé.

Pour pallier ce manque de précision, affiner la granularité de votre modèle de planification est souvent le premier conseil que pouvons vous apporter. En effet, nous pouvons souvent observer des modèles budgétaires RH réalisés sous Excel qui sont préparés à des niveaux assez agrégés.

Voici quelques exemples avec vos saisies qui peuvent être effectuées :

• Annuellement (pour le présentéisme, les CP/RTT, etc…) plutôt qu’en détaillant l’information mensuellement
• Par Service plutôt que de descendre à la maille Employé (ex : primes et variables)
• Par CSP ou typologie d’employés plutôt qu’à la granularité Employé (ex : taux de charges sociales, primes et variables, etc…)

Plusieurs raisons peuvent expliquer l’observation d’une simplification de vos process :

• L’enjeu n’est pas important pour votre activité
• Le modèle n’est plus adapté aux nouvelles attentes budgétaires et n’a pas été retravaillé
• Le travail serait trop chronophage à des niveaux plus fins
• Vous ne pouvez pas obtenir l’information à une maille plus fine
• Il n’est parfois pas nécessaire de descendre à un niveau de granularité plus fin

Nous pouvons vous apporter nos conseils et notre expérience, en particulier si votre modèle n’est pas adapté et souhaiteriez renforcer la précision de celui-ci. L’intégration d’une solution EPM est également la solution pour répondre à des problématiques de travaux chronophages. La mise en place d’un tel outil est souvent, par la même occasion pour nos clients, l’opportunité de revoir leurs process budgétaires. Nous sommes présents pour en discuter, n’hésitez pas à nous contacter.

Rendez vos process budgets plus collaboratif

Ce levier de performance et de précision reste très peu envisagé dans un modèle de planification habituel avec Excel. En revanche ouvrir la planification budgétaire à d’autres acteurs/collaborateurs de votre organisation peut rapidement devenir une perspective alléchante avec la mise en place d’une solution EPM. En effet avec un tel outil vos planifications vont devenir :

• Beaucoup plus simples, intuitives et assistées dans le cadre de l’ergonomie mise en place et le découpage de vos process en étapes clés ;
• Des fonctionnalités vous permettent sans calcul la saisie d’éléments à des niveaux fins ou agrégés ;
• Des contrôles sont effectués automatiquement et des workflows de validation vous permettent de suivre avec fiabilité le fil de l’élaboration de vos process.

Simplifiez votre processus de planification avec ces outils ! Rendez vos process prévisionnels (généralement au pôle financier) plus ouverts en impliquants les services concernés ou des fonctionnels qui possèdent une information plus précise du « terrain ».

Ainsi dans l’élaboration de votre budget RH, vous pourriez impliquer les responsables de vos services, qui sont peut-être plus en mesure de déterminer la prise des congés de leurs équipes. Et bien sûr, impliquer vos équipes RH beaucoup plus facilement dans ce process.

Ouvrir votre modèle budgétaire dans une solution EPM telle que Jedox est donc selon nous la clé pour :

• Renforcer la précision de vos estimations budgétaires en impliquant des acteurs qui ont une meilleure connaissance de leur métier ;
• Stopper les échanges de fichiers vers le pôle financier tout en limitant les travaux à faible valeur ajoutée (agrégations de fichiers, ressaisies par les contrôleurs de gestion…) ;  
• Alléger le travail de vos équipes financières en le déléguant à un plus nombre ;
• Impliquer plus en profondeur votre organisation dans les enjeux budgétaires : vous avez désormais les outils en main pour animer et suivre l’élaboration budgétaire de tous les process et services de votre organisation.

L’approche vous intéresse ? Vous n’aviez pas envisagé toutes ces perspectives ? Prenez contact avec nous directement via LinkedIn ou le formulaire de contact de notre site internet. Nos consultants seront ravis de répondre à vos questions.