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Microsoft Power Apps et Power Automate : optimisez votre productivité et automatisez vos processus

par BIPP Consulting | Déc 3, 2024 | Actualités BIPP Consulting, Business Intelligence, EPM

Chez BIPP Consulting, nous sommes toujours à la recherche de solutions innovantes pour aider nos clients à optimiser leur productivité et automatiser leurs processus métiers. Nous sommes fiers d’annoncer que nous intégrons désormais Microsoft Power Apps et Power Automate dans notre offre de services pour permettre à nos clients de tirer parti de ces puissants outils de la suite Microsoft Power Platform.

Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, ces solutions permettent de simplifier les opérations, d’améliorer l’efficacité et de libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Découvrez dans cet article comment Power Apps et Power Automate peuvent transformer la façon dont vous travaillez.

Le Low-Code/No-Code façon Microsoft pour digitaliser vos processus

L’enjeu de l’efficacité est omniprésent. Les entreprises se tournent souvent vers de nouveaux outils technologiques pour optimiser leurs processus métiers et améliorer leur performance. Un dilemme se pose alors : faut-il choisir une solution clé en main ou investir dans le développement d’un logiciel sur mesure, plus long et complexe ? L’entreprise peut-elle adapter ses méthodes aux solutions existantes, ou bien ses particularités sont-elles trop stratégiques pour accepter le moindre compromis ?

Auparavant, le choix de l’intégration d’une nouvelle solution se limitait à ces deux approches. Aujourd’hui les applications low-code/no-code offrent aux entreprises de nouvelles possibilités.

Les solutions low-code/no-code permettent de créer des applications rapidement et, en principe, de pouvoir se soustraire de la nécessité de faire appel à l’expertise de développeurs. Basées sur des bibliothèques de fonctionnalités, elles permettent à l’utilisateur, de manière visuelle, de créer et paramétrer des applications sur mesure telles qu’un outil de suivi ou de demandes d’approbations (workflows), un tableau de bord et bien d’autres.

Microsoft souhaite véritablement démocratiser la capacité des entreprises à pouvoir créer leurs propres applications. En pratique, ces outils low-code/no-code nécessitent toutefois un temps d’apprentissage pour se familiariser avec le langage, la technique et les concepts utilisés, comme nous le verrons par la suite.

Qu’est-ce que Microsoft Power Apps ?

Power Apps est une plateforme de développement en cloud qui permet aux utilisateurs de créer des applications personnalisées. Grâce à une interface intuitive, Power Apps permet de concevoir des applications mobiles et web adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise. Les applications peuvent être connectées à différentes sources de données, telles que Microsoft 365, SharePoint, SQL Server, PostgreSQL et bien d’autres, pour recueillir, afficher et manipuler des informations en temps réel.

Les forces de Power Apps :

Accessibilité : une interface de conception simple et intuitive.
Gain de temps : créez des applications rapidement sans passer par des cycles de développement traditionnels longs.
Personnalisation : concevez des applications spécifiques aux besoins de votre entreprise, qu’il s’agisse de formulaires de saisie de données, de portails clients ou de tableaux de bord internes.
Intégration native : s’intègre facilement avec d’autres outils de Microsoft 365, facilitant la centralisation et la gestion de vos données.

Cette solution est extrêmement versatile et ouvre la porte à une multitude de cas d’usage. Exemple avec ces applications :

Gestion des inventaires : permet aux utilisateurs de suivre en temps réel l’état des stocks, d’ajouter ou de supprimer des articles, et de recevoir des notifications lorsque certains articles sont bas.
Suivi des demandes de service : une application pour centraliser les demandes de support des employés, comme les demandes informatiques, les demandes de maintenance ou les réclamations.
Gestion des congés : facilite le processus de demande de congés en permettant aux employés de soumettre leurs demandes et de suivre leur solde de jours restants.
Gestion de projet : suivi de l’avancement des projets en permettant aux membres de l’équipe de gérer les tâches, le calendrier, et les livrables depuis une plateforme centralisée.
Contacts et opportunités : outil léger de gestion de la relation client (CRM) pour les petites équipes commerciales, permettant de suivre les contacts, les prospects et les opportunités.
Feedback client : simplifie la collecte des avis et commentaires des clients directement sur le terrain ou après un service.
Gestion des formations et des compétences : centralise la gestion des formations et compétences des employés, avec des fonctionnalités pour les managers et RH.

Certains des cas d’usage cités ci-dessus présentent des fonctionnalités réalisables avec Power Automate, notamment lorsque s’agit d’automatiser des processus et créer demandes d’approbations.

Qu’est-ce que Microsoft Power Automate ?

Microsoft Power Automate est une plateforme de gestion des flux de travail et d’automatisation de tâches répétitives qui permet aux utilisateurs de connecter différentes applications, services et systèmes entre eux. Elle aide les entreprises à automatiser des processus métier.

Power Automate est particulièrement utile pour :

Automatiser les tâches répétitives : il peut automatiser des tâches courantes comme la création de rappels, la sauvegarde de fichiers dans le cloud, l’envoi de notifications, et le transfert de données entre systèmes.
Connecter différentes applications : Power Automate intègre des centaines de services et applications, notamment Microsoft 365, SharePoint, Teams, OneDrive, ainsi que des applications tierces comme Salesforce, Dropbox, et Google Drive et bien d’autres.
Créer des processus d’approbation (workflows) : les utilisateurs peuvent mettre en place des flux d’approbation, utiles pour les validations de documents, demandes de congé, dépenses, etc.
Analyser et optimiser les processus : avec Power Automate, les entreprises peuvent mieux comprendre leurs flux de travail, identifier les inefficacités, remonter des erreurs et les améliorer.

Power Automate est conçu pour être accessible aux utilisateurs, sans compétences en développement, avec une interface de création de flux basée sur le glisser-déposer. Dans les faits, cette simplicité est relative et nécessite tout de même une certaine appétence en informatique, nous y reviendrons plus tard.

Exemple de cas d’usage :

Automatisation des approbations : mettez en place des flux d’approbation pour gérer des demandes courantes, comme les congés, les achats ou les dépenses.
Notification et gestion des incidents : lorsqu’un incident est signalé via un formulaire ou un email, Power Automate crée un ticket dans un système de gestion des incidents, envoie des notifications aux personnes concernées et déclenche des rappels si besoin.
Archivage automatique des e-mails et pièces jointes : gagnez du temps en automatisant le stockage des e-mails et de leurs pièces jointes dans un dossier spécifique de OneDrive ou SharePoint.
Suivi des réseaux sociaux : suivez les mentions ou commentaires sur votre entreprise et réagissez rapidement.
Synchronisation entre outils de CRM et ERP : lorsqu’un client ou une commande est créé dans le CRM, Power Automate enregistre les données dans l’ERP, envoie une notification à l’équipe concernée et met à jour les informations du stock ou de la facturation.
Enrichissement de données et intégration de sources externes : un flux peut extraire des données d’une API externe, comme une base de données de prospects, enrichir le CRM avec ces données, et envoyer des alertes si un prospect correspond à certains critères.
Contrôle de conformité des données : un flux automatisé peut vérifier une table de votre base de données (SQL Server, PostgreSQL, Oracle…) et s’assurer que les résultats sont conformes selon des critères définis. En cas d’inconformité Power Automate peut corriger l’information et/ou notifier des utilisateurs par mail.

Ces flux développés avec Power Automate peuvent être pilotés ou suivis via des applications Power Apps développées conjointement. Ces nouveaux outils proposés par Microsoft semblent permettre d’infinies possibilités.

Ces outils respectent-ils leur promesse ?

Ces solutions low-code/no-code permettent-elles réellement le développement d’applications sur-mesure en un temps record ? Leur facilité d’utilisation permet-elle vraiment de prendre en main ces solutions sans connaissances en développement ?

Depuis nos récentes expériences à l’usage de Power Apps et Power Automate, nous percevons un véritable potentiel à ces solutions et les recommandons à présent à nos clients. La rapidité de développement est indéniable, surtout en comparaison aux solutions logicielles sur mesure développées de façons plus « traditionnelles » avec un langage informatique tel que C, C++, C#, Python, Java, etc… En termes de performances, celles-ci dépendent énormément du modèle de données utilisé, mais celles-ci sont tout à fait appréciables. En résumé voici nos constats à l’utilisation de ces outils :

Les plus :

Une interface développeur simple avec de nombreux composants à disposition.
La facilité et la rapidité à créer ou faire évoluer une application développée, que ça soit dans Power Apps ou Power Automate.
Une expérience utilisateur final agréable et personnalisée. Les propriétés de configuration des composants de Power Apps sont particulièrement complètes, l’application est responsive et tout est « variabilisable ».
L’intégration facile avec les autres outils de la suite Microsoft tels que SharePoint ou Onedrive pour lire/écrire des données.
Le nombre important de connecteurs dans Power Automate (plus de 1000) qui décuplent les possibilités offertes par ces outils (Salesforce, Office 365, Twitter (X), Dropbox, les services Google…).
Les informations disponibles en ligne (documentation officielle, forums de Microsoft, tutoriels et guides sur des sites internet, YouTube…).

Les moins :

Une prise en main compliquée pour certains composants dans Power Apps selon le type de données sources. Côté Power Automate les concepts de base ne sont, selon nous, pas si évident à s’approprier.
Une montée en compétence au langage Power FX est nécessaire pour réaliser toute application sérieuse. Les habitués à d’autres langages informatiques arriveront plus rapidement à s’adapter à Power FX en retrouvant la plupart de leurs habitudes. En revanche, le temps d’apprentissage pour un néophyte sera tout de même assez long et difficile.
Des composants et des connecteurs limités sans licence Premium. Ces limitations peuvent restreindre les fonctionnalités d’une application (exemple le connecteur Adobe pour enregistrer un PDF automatisé via Power Automate) mais aussi limiter les performances (pas de connecteur BDD Dataverse ou tiers, il faudra donc stocker ses données dans une liste ou un fichier Sharepoint qui présentent de moins bonnes performances dans la lecture/écriture de vos données).

Conclusion : deux solutions à fort potentiel mais complexes à prendre en main

Microsoft Power Apps et Power Automate présentent un véritable potentiel et une avancée majeure dans la digitalisation des processus d’entreprise.

La prise en main de ces outils reste néanmoins assez complexe, notamment dans l’usage du langage low-code, et requiert une expertise que nous sommes désormais en mesure de vous proposer. Leur flexibilité et la rapidité de développement qui leur est associée nous permettent aujourd’hui de répondre à davantage de besoins spécifiques de nos clients.

Cependant, le développement d’applications, même avec des outils low-code, nécessite une compréhension approfondie des processus métier ainsi que des compétences techniques pour garantir une mise en œuvre réussie. Chez BIPP Consulting, nous maîtrisons ces deux aspects : notre capacité à analyser et modéliser les processus métiers combinée à notre expertise technique nous permet d’exploiter pleinement le potentiel de ces outils.

Leurs forces nous permettent également de les envisager comme des solutions complémentaires aux technologies que nous intégrons actuellement, qu’il s’agisse de nos activités en BI, EPM ou Data Management. Ces synergies constituent une réelle valeur ajoutée, que nous aurons plaisir à vous présenter au cours de prochains articles ou webinaires.

Ces outils pourraient-ils être la solution à certaines de vos problématiques ? Contactez-nous sans hésiter, nos experts se feront un plaisir d’échanger avec vous à ce sujet.

Les clés pour élaborer vos budgets avec plus de performance et de précision

par BIPP Consulting | Nov 25, 2022 | Actualités BIPP Consulting, EPM

Selon le secteur, les coûts de la masse salariale de votre organisation peuvent représenter une part importante dans les budgets de votre activité. La maîtrise de ces coûts devient un véritable enjeu, comme celui de les prévoir avec précision dans le futur.

Piloter votre organisation, c’est prévoir. Prévoir, c’est donc planifier ! Nous vous proposons dans cet article des clés d’optimisation de vos process de planification. Vous pourrez retrouver comment simplifier vos méthodes de travail au travers d’une interface unique, sécurisée et collaborative. Nous avons dédié un webinaire complet pour gagner en performance dans la planification de votre budget RH avec une solution EPM.

Pour le revisionner, c’est ici : REPLAY WEBINAIRE

Optez pour une solution EPM dédiée à la planification

Vous préparez certainement en fin d’année votre budget N+1, et effectuez surement plusieurs forecast au cours de l’année. Le process prévisionnel concernant la masse salariale en fait partie. Si vous n’avez pas de solution dédiée pleinement à ces sujets, vous devez très certainement réaliser vos travaux avec Excel.

Le tableur de la suite office est en effet l’outil le plus utilisé au monde pour des besoins de planification. Cependant, selon votre modèle et la taille de votre organisation, ces process sous Excel peuvent très facilement devenir des « usines à gaz » et se retourner contre vous en matière de performances.

Aujourd’hui, l’EPM est vraiment le levier le plus efficace pour vous permettre de booster les performances de vos pratiques budgétaires. Avec une solution EPM, comme Jedox ou Board que nous proposons, c’est pour vous la garantie de :

Réaliser vos planifications de manière beaucoup plus simple, intuitive et rapide
Consolider automatiquement vos données de manière fiable
Générer vos rapports et états financiers prévisionnels en quelques clics

Nous proposons plusieurs webinaires présentés par notre expert EPM consacrés à ces sujets sur notre chaine YouTube. Si vous voulez en savoir plus, vous pourrez retrouver notre savoir-faire sur la s imulation de la masse salariale ou comment combiner vos solutions BI pour aller plus loin grâce au pilotage à la planification. N’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration personnalisée de ces outils.

Limitez toutes les tâches à faible valeur ajoutée

Ce point découle du premier mais il convenait de détailler un peu plus le sujet. Dans le cadre de vos élaborations budgétaires, vous ne pourrez limiter ces tâches à faible valeur ajoutée qu’en vous équipant d’une solution qui vous permettra d’automatiser ces travaux.

Image avec tous les problèmes que générés par un fichier Excel

Et généralement, vous perdez énormément de temps sous Excel lorsqu’il faut :

Importer ou remonter des données : soit elle provient d’une unique source, soit vous devez passer du temps à agréger les données depuis ces différentes sources (différentes BDD, filiales, logiciels, services…) ;
Retravailler ces données pour l’adapter au modèle que vous avez mis en place ;
Contrôler que les données intégrées manuellement sont correctes (Il peut arriver parfois que cela soit compliqué d’en être certain) ;
Réaliser vos rapport : vous devez parfois à nouveau les agréger, par exemple si ils proviennent de vos différentes filiales, ils doivent être consolidés au siège pour obtenir une vision groupe finale.

Ces travaux sont très chronophages et la fiabilité est parfois incertaine. L’automatisation de ces travaux, ainsi que l’agrégation de vos données, font partie des fonctionnalités de bases proposées par les solutions EPM. Nous sommes à votre écoute pour échanger à ce propos. Nous vous conseillerons sur la solution la plus adaptée à vos besoins.

Budgets : Affinez la granularité de votre modèle

Vos planifications manquent peut-être de performance mais également de précision ? Vous le remarquez en particulier chaque année en comparant votre budget au réalisé.

Pour pallier ce manque de précision, affiner la granularité de votre modèle de planification est souvent le premier conseil que pouvons vous apporter. En effet, nous pouvons souvent observer des modèles budgétaires RH réalisés sous Excel qui sont préparés à des niveaux assez agrégés.

Voici quelques exemples avec vos saisies qui peuvent être effectuées :

Annuellement (pour le présentéisme, les CP/RTT, etc…) plutôt qu’en détaillant l’information mensuellement
Par Service plutôt que de descendre à la maille Employé (ex : primes et variables)
Par CSP ou typologie d’employés plutôt qu’à la granularité Employé (ex : taux de charges sociales, primes et variables, etc…)

Image représentant la granularité d'un budget RH de annuel à mensuel, de service à employé, de CSP à employé

Plusieurs raisons peuvent expliquer l’observation d’une simplification de vos process :

L’enjeu n’est pas important pour votre activité
Le modèle n’est plus adapté aux nouvelles attentes budgétaires et n’a pas été retravaillé
Le travail serait trop chronophage à des niveaux plus fins
Vous ne pouvez pas obtenir l’information à une maille plus fine
Il n’est parfois pas nécessaire de descendre à un niveau de granularité plus fin

Nous pouvons vous apporter nos conseils et notre expérience, en particulier si votre modèle n’est pas adapté et souhaiteriez renforcer la précision de celui-ci. L’intégration d’une solution EPM est également la solution pour répondre à des problématiques de travaux chronophages. La mise en place d’un tel outil est souvent, par la même occasion pour nos clients, l’opportunité de revoir leurs process budgétaires. Nous sommes présents pour en discuter, n’hésitez pas à nous contacter.

Rendez vos process budgets plus collaboratif

Ce levier de performance et de précision reste très peu envisagé dans un modèle de planification habituel avec Excel. En revanche ouvrir la planification budgétaire à d’autres acteurs/collaborateurs de votre organisation peut rapidement devenir une perspective alléchante avec la mise en place d’une solution EPM. En effet avec un tel outil vos planifications vont devenir :

Beaucoup plus simples, intuitives et assistées dans le cadre de l’ergonomie mise en place et le découpage de vos process en étapes clés ;
Des fonctionnalités vous permettent sans calcul la saisie d’éléments à des niveaux fins ou agrégés ;
Des contrôles sont effectués automatiquement et des workflows de validation vous permettent de suivre avec fiabilité le fil de l’élaboration de vos process.

Simplifiez votre processus de planification avec ces outils ! Rendez vos process prévisionnels (généralement au pôle financier) plus ouverts en impliquants les services concernés ou des fonctionnels qui possèdent une information plus précise du « terrain ».

Ainsi dans l’élaboration de votre budget RH, vous pourriez impliquer les responsables de vos services, qui sont peut-être plus en mesure de déterminer la prise des congés de leurs équipes. Et bien sûr, impliquer vos équipes RH beaucoup plus facilement dans ce process.

Image d'une solution collaborative entre les différents services d'une entreprise pour l'IT, la direction, les ventes, la finance, le marketing, les opérations, la production, les achats et les ressources humaines

Ouvrir votre modèle budgétaire dans une solution EPM telle que Jedox est donc selon nous la clé pour :

Renforcer la précision de vos estimations budgétaires en impliquant des acteurs qui ont une meilleure connaissance de leur métier ;
Stopper les échanges de fichiers vers le pôle financier tout en limitant les travaux à faible valeur ajoutée (agrégations de fichiers, ressaisies par les contrôleurs de gestion…) ;
Alléger le travail de vos équipes financières en le déléguant à un plus grand nombre ;
Impliquer plus en profondeur votre organisation dans les enjeux budgétaires : vous avez désormais les outils en main pour animer et suivre l’élaboration budgétaire de tous les process et services de votre organisation.

L’approche vous intéresse ? Vous n’aviez pas envisagé toutes ces perspectives ? Prenez contact avec nous directement via LinkedIn ou le formulaire de contact de notre site internet. Nos consultants seront ravis de répondre à vos questions.

Les 6 prérequis pour la simulation de votre masse salariale

par BIPP Consulting | Fév 16, 2022 | Actualités BIPP Consulting, EPM

Tout dépend du secteur mais votre masse salariale peut représenter une part prédominante dans les couts de votre activité. La maîtrise de ces coûts est donc essentielle ainsi que la capacité de pouvoir les prévoir avec précision. Réalisée par votre responsable RH ou votre contrôleur de gestion, la planification des ressources humaines ne découle pas d’un process simple mais le résultat en vaut la peine car cela vous permettra, entre autres :

D’optimiser les arrivées et les départs en fonction des besoins organisationnels
Appréhender les impacts des augmentations salariales et variations d’autres variables
Coordonner les activités RH avec les objectifs organisationnels
Etc…

Au cours de la croissance de votre entreprise, ce process devra certainement évoluer afin de simuler la masse salariale avec plus de précision et peut-être au grès de nouveaux axes analytiques. Afin de recueillir toutes les données nécessaires à ce travail et en vue de le mettre en œuvre, veillez à respecter ces quelques prérequis :

Être en mesure de déterminer le présentéisme prévisionnel des salariés (selon les entrées/départs et les besoins de l’exploitation)
Déterminer le mois de référence avec lequel s’appuiera le niveau de salaire de référence pour votre budget
Etablir les hausses salariales (en moyenne ou par catégories de salariés pour plus de précisions)
Estimer les primes éventuelles et autres bonus et variables
Se mettre à jour des derniers taux de charges sociales applicables pour l’an prochain
Connaître le niveau des CP et RTT de chaque salarié pour vos provisions

Gardez toujours en tête que vous travaillez des données sensibles. Dans le respect de la RGPD, veillez toujours de crypter ou verrouiller par mot de passe vos fichiers.

Vous utilisez très certainement le tableur Excel de la suite Microsoft pour réaliser ces travaux. La simulation de la masse salariale peut très vite devenir complexe selon le degré de précision que vous souhaitez obtenir. Cette planification nécessite des tâches très redondantes pour chacun de vos salariés. Il est très courant chez nos clients de découvrir des fichiers Excel conséquents avec d’importantes formules entre les multiples classeurs.

Il existe aujourd’hui des solutions plus performantes et fiables pour simuler votre masse salariale et qui s’adaptent pleinement à vos process et méthodes de travail. Ces solutions vous feront gagner du temps dans la réalisation de votre budget RH en automatisant les différents calculs et en vous limitant les erreurs manuelles.

Pour en savoir plus, nous vous offrons le replay de notre webinaire sur la simulation de la masse salariale qui s’est tenu en ligne et gratuitement le Jeudi 10 février 2022 à 11H :

https://youtu.be/kvqE8SdlcQI

Et pour en savoir plus sur l’EPM, découvrez notre E-book sur le sujet ici.

Pour tout projet ou question, écrivez-nous à contact@bipp-consulting.com

L’apport d’un outil EPM dans le pilotage de mon activité

par BIPP Consulting | Déc 18, 2019 | Actualités BIPP Consulting, EPM

Les solutions EPM (Enterprise Performance Management) intègrent des fonctionnalités permettant la saisie d’objectif, la planification de ces objectifs, la simulation et répartition de ces objectifs budgétaires selon des règles propres à l’entreprise.

L’EPM permet ainsi de définir une stratégie d’entreprise ou des objectifs métiers, de les partager avec les différents acteurs concernés dans l’entreprise et de piloter ces indicateurs en analysant la performance de l’entreprise (comparaison des données réel vs objectif/budget/forecast).

D’abord centrée sur l’optimisation de processus budgétaire et reporting, les solutions EPM permettent aujourd’hui de répondre parfaitement à des problématiques de pilotage et d’optimisation de la masse salariale, de simulation et d’analyse de prix de revient produit, d’amélioration de processus S&OP dans le domaine logistique.

Découvrez lors de nos prochains Webinaire les atouts et les complémentarités des outils EPM avec votre système de pilotage actuel.