Power BI est devenu un outil incontournable pour analyser les données et piloter la performance. Mais peut-on réellement l’utiliser pour faire de la planification ?
La question se pose dans de nombreuses organisations. Les données sont centralisées dans Power BI, les tableaux de bord sont en place, les KPI sont suivis… mais dès qu’il faut construire un budget, saisir des hypothèses, réaliser un forecast ou simuler différents scénarios, les équipes retournent souvent vers Excel.
Pourquoi cette séparation entre analyse et planification persiste-t-elle ?
Et surtout, faut-il nécessairement investir dans une solution EPM complexe et coûteuse pour disposer de capacités de planification intégrées à son environnement Power BI ?
Aimplan apporte une réponse à cette problématique en ajoutant des fonctionnalités de saisie, de planification, de prévision et de simulation directement dans Power BI.
Power BI est excellent pour analyser… mais l’analyse ne suffit pas
Power BI permet de connecter différentes sources de données, de les transformer, de les modéliser et de créer des tableaux de bord interactifs.
Pour une direction financière, commerciale ou opérationnelle, cela permet notamment de suivre les indicateurs clés, d’analyser les écarts, d’identifier les tendances et de disposer d’une vision consolidée de la performance.
Mais analyser ce qui s’est passé ou ce qui se passe aujourd’hui ne suffit pas toujours pour piloter l’avenir.
Prenons quelques exemples.
Une direction commerciale peut suivre son chiffre d’affaires et son pipeline dans Power BI. Mais elle peut également avoir besoin de :
Saisir les prévisions des équipes commerciales,
Ajuster les objectifs,
Construire un forecast,
Tester l’impact d’une modification des hypothèses,
Simuler différents scénarios,
Planifier les actions nécessaires pour atteindre les objectifs.
De la même manière, une direction financière peut analyser ses dépenses réelles dans Power BI, tout en ayant besoin
de construire son budget,
de saisir des hypothèses,
de réaliser plusieurs simulations et de voir directement les conséquences de ces derniers sur ses indicateurs.
Il en est de même pour les directions RH, achat, logistique….
On retrouve alors une distinction fondamentale :
Le reporting permet de comprendre la performance. La planification permet de préparer et d’influencer la performance future.
C’est à ce niveau que les limites d’un environnement uniquement orienté reporting peuvent apparaître.
Pourquoi les entreprises retournent-elles encore sur Excel pour planifier ?
Lorsqu’il faut construire un budget, un forecast ou un plan d’action, Excel reste très souvent le réflexe numéro un.En effet, Excel est flexible, familier (surtout en Finance) et permet rapidement de saisir des données, modifier des hypothèses et construire des calculs.
Mais Excel a certaines limites, notamment lorsque les processus deviennent collectifs, récurrents et complexes.
Des processus de planification souvent fragmentés avec Excel
Dans de nombreuses organisations, le processus ressemble à ceci :
Cette organisation peut rapidement générer plusieurs difficultés :
Multiplication des fichiers Excel,
Différentes versions d’un même budget ou forecast,
Consolidation chronophage,
Risques d’erreurs de saisie ou de formule,
Manque de traçabilité des modifications,
Difficulté à comparer rapidement plusieurs scénarios,
Déconnexion entre les données réelles et les données prévisionnelles.
Au final, les équipes passent plus de temps à préparer et consolider le plan plutôt qu’à analyser les résultats et prendre des décisions.
Et pourquoi pas une solution EPM à la place d’Excel ?
Face aux limites d’Excel, une autre approche consiste à déployer une solution EPM (Enterprise Performance Management), notamment pour les directions financières. Jedox ou Board font parties des solutions les plus connues.
Ces plateformes sont conçues pour répondre à des besoins avancés de planification, de budgétisation, de consolidation, de prévision et de pilotage de la performance.Elles peuvent donc être particulièrement pertinentes pour les grandes organisations ayant des processus de planification complexes et des besoins de gouvernance importants.
Mais elles peuvent également représenter un investissement conséquent.Pour certaines organisations, notamment celles qui disposent déjà d’un environnement Power BI, la question de la mise en place d’un EPM peut être remis en cause.
Aujourd’hui, il existe justement une solution qui répond aux enjeux de planification, de simulation et de prévision, directement intégré à Power BI.
Que manque-t-il à Power BI pour devenir un véritable outil de planification ?
Power BI dispose de nombreuses fonctionnalités pour analyser et visualiser les données. Mais un processus de planification implique des besoins différents de ceux d’un processus de reporting.
1. La saisie de données
Dans un rapport ou un tableau de bord classique, les données sont généralement seulement analysées.
Dans un processus de planification, les utilisateurs doivent également pouvoir saisir ou modifier des données : objectifs, prévisions, hypothèses, budgets, volumes, coûts…
2. Le write-back
Cette capacité de saisie implique de pouvoir réinjecter les informations saisies par les utilisateurs dans une source de données afin qu’elles puissent être exploitées dans les analyses.
C’est ce que l’on appelle généralement le write-back.
3. La gestion des hypothèses
Planifier ne consiste pas uniquement à saisir un chiffre. Il faut aussi pouvoir répondre à des questions comme :
« Que se passe-t-il si les ventes augmentent de 5 % ? «
« Quel sera l’impact d’une hausse des coûts ? «
« Que se passe-t-il si nous recrutons davantage ? «
La planification nécessite donc de pouvoir construire et modifier des hypothèses.
4. Les scénarios
Une organisation peut avoir plusieurs futurs possibles.
Il peut donc être utile de construire un scénario central, un scénario optimiste et un scénario prudent, puis de comparer leurs conséquences.
5. La comparaison entre réel, budget et forecast
Une fois le plan établi, il faut pouvoir le comparer aux résultats réellement observés.
L’intérêt est alors de conserver une continuité entre :Réalisé → Budget → Forecast → Scénarios
Le véritable enjeu n’est donc pas simplement de faire entrer une fonction de saisie dans Power BI. Il s’agit de relier la donnée historique, l’analyse, les hypothèses, la planification et la prévision dans un même processus de pilotage et au sein d’un même environnement.
Aimplan : ajouter la planification directement dans Power BI
C’est précisément le positionnement d’Aimplan.
Aimplan est une solution de planification qui s’intègre à l’environnement Power BI pour ajouter des fonctionnalités qui vont au-delà de l’analyse et du reporting.L’objectif est de permettre aux utilisateurs de saisir, prévoir, planifier et simuler, tout en conservant Power BI comme environnement d’analyse et de visualisation.
Saisir
Les utilisateurs peuvent saisir directement leurs données de planification et leurs hypothèses.
Cela peut concerner :
des prévisions de ventes,
des objectifs,
des budgets,
des volumes,
des coûts,
des hypothèses opérationnelles…
Prévoir
Aimplan permet également de construire des prévisions à partir des données disponibles et des hypothèses métier.
Les équipes peuvent ainsi confronter leurs prévisions aux résultats historiques et ajuster leurs plans.
Planifier
La solution peut être utilisée pour différents processus de planification : budget, forecast, objectifs commerciaux, ressources, coûts ou encore planification opérationnelle.
Simuler
La possibilité de modifier des hypothèses permet également d’explorer différents scénarios et d’en analyser les conséquences directement depuis son tableau de bord Power BI.
L’intérêt est de pouvoir passer de :
« Voici ce qui s’est passé. »
à :
« Voici ce que nous prévoyons, voici nos hypothèses et voici ce qui pourrait se passer selon différents scénarios. »
Et cela, sans multiplier les environnements et les outils, et en ayant une visibilité et une tracabilité complète sur toutes les modifications.
L’objectif : ne plus séparer analyse et planification
Le principal intérêt d’une approche Power BI + Aimplan réside finalement dans sa logique d’intégration.Plutôt que de disposer d’un environnement pour analyser les résultats et d’un autre pour construire les plans, l’objectif est de rapprocher les deux.Cette approche permet de créer une continuité entre les données historiques et les données prévisionnelles.
Quels cas d’usage pour Aimplan ?
L’intérêt d’une solution de planification intégrée à Power BI ne se limite pas à un seul métier.
💰 Finance
Les directions financières peuvent utiliser Aimplan pour :
construire et suivre les budgets,
réaliser des forecasts,
planifier les dépenses,
gérer différentes hypothèses,
comparer réalisé, budget et prévisionnel,
simuler différents scénarios financiers.
L’objectif est de rapprocher le processus budgétaire du reporting et de l’analyse financière.
Pour les directions commerciales, Aimplan peut notamment permettre de :
construire les prévisions de ventes,
planifier les objectifs,
saisir les hypothèses des équipes commerciales,
simuler différents scénarios,
analyser l’impact des hypothèses sur les KPI,
comparer objectifs, forecast et réalisé.
Le CRM (entre autres) fournit alors les données opérationnelles, Power BI permet de les analyser et Aimplan ajoute les capacités de planification et de prévision.
🏭 Achats, Opérations et Supply Chain
La planification peut également concerner les activités de la supply chain :
prévision de la demande,
planification des volumes,
capacités de production,
ressources,
stocks,
scénarios d’évolution de l’activité.
La possibilité de rapprocher données historiques, prévisions et scénarios peut aider les équipes à mieux anticiper les besoins futurs, ce qui est un enjeu majeur en supply chain.
👥 Ressources humaines
Les processus de planification RH peuvent également bénéficier de cette approche :
planification des effectifs,
prévision de la masse salariale,
évolution des besoins en ressources,
simulations de recrutements,
comparaison entre plan et réalisé.
📁 Gestion de projets
Dans le cadre du pilotage de projets, la planification peut porter sur :
les ressources,
les coûts,
les budgets,
la rentabilité,
les prévisions de charge,
les écarts entre prévisionnel et réalisé.
Ces différents cas d’usage reposent sur une même logique : utiliser les données disponibles pour comprendre la situation actuelle, puis les compléter avec des hypothèses permettant de planifier et d’anticiper la suite.
Power BI est un formidable outil pour centraliser, analysee et visualiser les données.Mais lorsqu’une organisation souhaite aller plus loin dans son pilotage, elle doit également pouvoir saisir des données, construire des prévisions, planifier des objectifs et simuler différents scénarios.Historiquement, ces besoins ont souvent été couverts par Excel ou par des solutions EPM spécialisées. Excel peut offrir une grande flexibilité mais peut rapidement devenir difficile à gérer à grande échelle. Une solution EPM propose des fonctionnalités avancées, mais peut représenter un investissement et un projet important selon les besoins de l’organisation.
Aimplan propose une approche directement intégrée à Power BI : ajouter des capacités de planification, de prévision et de saisie directement à l’environnement Power BI.
L’intérêt d’intégrer Aimplan à son environnement Power BI est de créer un véritable processus de pilotage : Analyser → Prévoir → Planifier → Simuler → Décider → Mesurer. C’est cette continuité entre la donnée, l’analyse et l’action qui permet de faire évoluer un environnement Power BI d’un outil de reporting vers une véritable plateforme de pilotage de la performance.
Vous souhaitez aller plus loin ?
BIPP Consulting accompagne les organisations dans la mise en place de solutions de Business Intelligence, de planification et de pilotage de la performance.
En tant qu’intégrateur Microsoft et Aimplan, nous pouvons vous accompagner dans l’analyse de vos processus de planification et dans la mise en place d’une solution adaptée à vos enjeux.
Chez BIPP Consulting, nous sommes toujours à la recherche de solutions innovantes pour aider nos clients à optimiser leur productivité et automatiser leurs processus métiers. Nous sommes fiers d’annoncer que nous intégrons désormais Microsoft Power Apps et Power Automate dans notre offre de services pour permettre à nos clients de tirer parti de ces puissants outils de la suite Microsoft Power Platform.
Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, ces solutions permettent de simplifier les opérations, d’améliorer l’efficacité et de libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Découvrez dans cet article comment Power Apps et Power Automate peuvent transformer la façon dont vous travaillez.
Le Low-Code/No-Code façon Microsoft pour digitaliser vos processus
L’enjeu de l’efficacité est omniprésent. Les entreprises se tournent souvent vers de nouveaux outils technologiques pour optimiser leurs processus métiers et améliorer leur performance. Un dilemme se pose alors : faut-il choisir une solution clé en main ou investir dans le développement d’un logiciel sur mesure, plus long et complexe ? L’entreprise peut-elle adapter ses méthodes aux solutions existantes, ou bien ses particularités sont-elles trop stratégiques pour accepter le moindre compromis ?
Auparavant, le choix de l’intégration d’une nouvelle solution se limitait à ces deux approches. Aujourd’hui les applications low-code/no-code offrent aux entreprises de nouvelles possibilités.
Les solutions low-code/no-code permettent de créer des applications rapidement et, en principe, de pouvoir se soustraire de la nécessité de faire appel à l’expertise de développeurs. Basées sur des bibliothèques de fonctionnalités, elles permettent à l’utilisateur, de manière visuelle, de créer et paramétrer des applications sur mesure telles qu’un outil de suivi ou de demandes d’approbations (workflows), un tableau de bord et bien d’autres.
Microsoft souhaite véritablement démocratiser la capacité des entreprises à pouvoir créer leurs propres applications. En pratique, ces outils low-code/no-code nécessitent toutefois un temps d’apprentissage pour se familiariser avec le langage, la technique et les concepts utilisés, comme nous le verrons par la suite.
Qu’est-ce que Microsoft Power Apps ?
Power Apps est une plateforme de développement en cloud qui permet aux utilisateurs de créer des applications personnalisées. Grâce à une interface intuitive, Power Apps permet de concevoir des applications mobiles et web adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise. Les applications peuvent être connectées à différentes sources de données, telles que Microsoft 365, SharePoint, SQL Server, PostgreSQL et bien d’autres, pour recueillir, afficher et manipuler des informations en temps réel.
Les forces de Power Apps :
Accessibilité : une interface de conception simple et intuitive.
Gain de temps : créez des applications rapidement sans passer par des cycles de développement traditionnels longs.
Personnalisation : concevez des applications spécifiques aux besoins de votre entreprise, qu’il s’agisse de formulaires de saisie de données, de portails clients ou de tableaux de bord internes.
Intégration native : s’intègre facilement avec d’autres outils de Microsoft 365, facilitant la centralisation et la gestion de vos données.
Cette solution est extrêmement versatile et ouvre la porte à une multitude de cas d’usage. Exemple avec ces applications :
Gestion des inventaires : permet aux utilisateurs de suivre en temps réel l’état des stocks, d’ajouter ou de supprimer des articles, et de recevoir des notifications lorsque certains articles sont bas.
Suivi des demandes de service : une application pour centraliser les demandes de support des employés, comme les demandes informatiques, les demandes de maintenance ou les réclamations.
Gestion des congés : facilite le processus de demande de congés en permettant aux employés de soumettre leurs demandes et de suivre leur solde de jours restants.
Gestion de projet : suivi de l’avancement des projets en permettant aux membres de l’équipe de gérer les tâches, le calendrier, et les livrables depuis une plateforme centralisée.
Contacts et opportunités : outil léger de gestion de la relation client (CRM) pour les petites équipes commerciales, permettant de suivre les contacts, les prospects et les opportunités.
Feedback client : simplifie la collecte des avis et commentaires des clients directement sur le terrain ou après un service.
Gestion des formations et des compétences : centralise la gestion des formations et compétences des employés, avec des fonctionnalités pour les managers et RH.
Certains des cas d’usage cités ci-dessus présentent des fonctionnalités réalisables avec Power Automate, notamment lorsque s’agit d’automatiser des processus et créer demandes d’approbations.
Qu’est-ce que Microsoft Power Automate ?
Microsoft Power Automate est une plateforme de gestion des flux de travail et d’automatisation de tâches répétitives qui permet aux utilisateurs de connecter différentes applications, services et systèmes entre eux. Elle aide les entreprises à automatiser des processus métier.
Power Automate est particulièrement utile pour :
Automatiser les tâches répétitives : il peut automatiser des tâches courantes comme la création de rappels, la sauvegarde de fichiers dans le cloud, l’envoi de notifications, et le transfert de données entre systèmes.
Connecter différentes applications : Power Automate intègre des centaines de services et applications, notamment Microsoft 365, SharePoint, Teams, OneDrive, ainsi que des applications tierces comme Salesforce, Dropbox, et Google Drive et bien d’autres.
Créer des processus d’approbation(workflows) : les utilisateurs peuvent mettre en place des flux d’approbation, utiles pour les validations de documents, demandes de congé, dépenses, etc.
Analyser et optimiser les processus : avec Power Automate, les entreprises peuvent mieux comprendre leurs flux de travail, identifier les inefficacités, remonter des erreurs et les améliorer.
Power Automate est conçu pour être accessible aux utilisateurs, sans compétences en développement, avec une interface de création de flux basée sur le glisser-déposer. Dans les faits, cette simplicité est relative et nécessite tout de même une certaine appétence en informatique, nous y reviendrons plus tard.
Exemple de cas d’usage :
Automatisation des approbations : mettez en place des flux d’approbation pour gérer des demandes courantes, comme les congés, les achats ou les dépenses.
Notification et gestion des incidents : lorsqu’un incident est signalé via un formulaire ou un email, Power Automate crée un ticket dans un système de gestion des incidents, envoie des notifications aux personnes concernées et déclenche des rappels si besoin.
Archivage automatique des e-mails et pièces jointes : gagnez du temps en automatisant le stockage des e-mails et de leurs pièces jointes dans un dossier spécifique de OneDrive ou SharePoint.
Suivi des réseaux sociaux : suivez les mentions ou commentaires sur votre entreprise et réagissez rapidement.
Synchronisation entre outils de CRM et ERP : lorsqu’un client ou une commande est créé dans le CRM, Power Automate enregistre les données dans l’ERP, envoie une notification à l’équipe concernée et met à jour les informations du stock ou de la facturation.
Enrichissement de données et intégration de sources externes : un flux peut extraire des données d’une API externe, comme une base de données de prospects, enrichir le CRM avec ces données, et envoyer des alertes si un prospect correspond à certains critères.
Contrôle de conformité des données : un flux automatisé peut vérifier une table de votre base de données (SQL Server, PostgreSQL, Oracle…) et s’assurer que les résultats sont conformes selon des critères définis. En cas d’inconformité Power Automate peut corriger l’information et/ou notifier des utilisateurs par mail.
Ces flux développés avec Power Automate peuvent être pilotés ou suivis via des applications Power Apps développées conjointement. Ces nouveaux outils proposés par Microsoft semblent permettre d’infinies possibilités.
Ces outils respectent-ils leur promesse ?
Ces solutions low-code/no-code permettent-elles réellement le développement d’applications sur-mesure en un temps record ? Leur facilité d’utilisation permet-elle vraiment de prendre en main ces solutions sans connaissances en développement ?
Depuis nos récentes expériences à l’usage de Power Apps et Power Automate, nous percevons un véritable potentiel à ces solutions et les recommandons à présent à nos clients. La rapidité de développement est indéniable, surtout en comparaison aux solutions logicielles sur mesure développées de façons plus « traditionnelles » avec un langage informatique tel que C, C++, C#, Python, Java, etc… En termes de performances, celles-ci dépendent énormément du modèle de données utilisé, mais celles-ci sont tout à fait appréciables. En résumé voici nos constats à l’utilisation de ces outils :
Les plus :
Une interface développeur simple avec de nombreux composants à disposition.
La facilité et la rapidité à créer ou faire évoluer une application développée, que ça soit dans Power Apps ou Power Automate.
Une expérience utilisateur final agréable et personnalisée. Les propriétés de configuration des composants de Power Apps sont particulièrement complètes, l’application est responsive et tout est « variabilisable ».
L’intégration facile avec les autres outils de la suite Microsoft tels que SharePoint ou Onedrive pour lire/écrire des données.
Le nombre important de connecteurs dans Power Automate (plus de 1000) qui décuplent les possibilités offertes par ces outils (Salesforce, Office 365, Twitter (X), Dropbox, les services Google…).
Les informations disponibles en ligne (documentation officielle, forums de Microsoft, tutoriels et guides sur des sites internet, YouTube…).
Les moins :
Une prise en main compliquée pour certains composants dans Power Apps selon le type de données sources. Côté Power Automate les concepts de base ne sont, selon nous, pas si évident à s’approprier.
Une montée en compétence au langage Power FX est nécessaire pour réaliser toute application sérieuse. Les habitués à d’autres langages informatiques arriveront plus rapidement à s’adapter à Power FX en retrouvant la plupart de leurs habitudes. En revanche, le temps d’apprentissage pour un néophyte sera tout de même assez long et difficile.
Des composants et des connecteurs limités sans licence Premium. Ces limitations peuvent restreindre les fonctionnalités d’une application (exemple le connecteur Adobe pour enregistrer un PDF automatisé via Power Automate) mais aussi limiter les performances (pas de connecteur BDD Dataverse ou tiers, il faudra donc stocker ses données dans une liste ou un fichier Sharepoint qui présentent de moins bonnes performances dans la lecture/écriture de vos données).
Conclusion : deux solutions à fort potentiel mais complexes à prendre en main
Microsoft Power Apps et Power Automate présentent un véritable potentiel et une avancée majeure dans la digitalisation des processus d’entreprise.
La prise en main de ces outils reste néanmoins assez complexe, notamment dans l’usage du langage low-code, et requiert une expertise que nous sommes désormais en mesure de vous proposer. Leur flexibilité et la rapidité de développement qui leur est associée nous permettent aujourd’hui de répondre à davantage de besoins spécifiques de nos clients.
Cependant, le développement d’applications, même avec des outils low-code, nécessite une compréhension approfondie des processus métier ainsi que des compétences techniques pour garantir une mise en œuvre réussie. Chez BIPP Consulting, nous maîtrisons ces deux aspects : notre capacité à analyser et modéliser les processus métiers combinée à notre expertise technique nous permet d’exploiter pleinement le potentiel de ces outils.
Leurs forces nous permettent également de les envisager comme des solutions complémentaires aux technologies que nous intégrons actuellement, qu’il s’agisse de nos activités en BI, EPM ou Data Management. Ces synergies constituent une réelle valeur ajoutée, que nous aurons plaisir à vous présenter au cours de prochains articles ou webinaires.
Si vous voulez en savoir plus, nous avons traité ce sujet lors d’un webinaire, disponible ci-dessous :
Ces outils pourraient-ils être la solution à certaines de vos problématiques ? Contactez-nous sans hésiter, nos experts se feront un plaisir d’échanger avec vous à ce sujet.
Selon le secteur, les coûts de la masse salariale de votre organisation peuvent représenter une part importante dans les budgets de votre activité. La maîtrise de ces coûts devient un véritable enjeu, comme celui de les prévoir avec précision dans le futur.
Piloter votre organisation, c’est prévoir. Prévoir, c’est donc planifier ! Nous vous proposons dans cet article des clés d’optimisation de vos process de planification. Vous pourrez retrouver comment simplifier vos méthodes de travail au travers d’une interface unique, sécurisée et collaborative. Nous avons dédié un webinaire complet pour gagner en performance dans la planification de votre budget RH avec une solution EPM.
Optez pour une solution EPM dédiée à la planification
Vous préparez certainement en fin d’année votre budget N+1, et effectuez surement plusieurs forecast au cours de l’année. Le process prévisionnel concernant la masse salariale en fait partie. Si vous n’avez pas de solution dédiée pleinement à ces sujets, vous devez très certainement réaliser vos travaux avec Excel.
Le tableur de la suite office est en effet l’outil le plus utilisé au monde pour des besoins de planification. Cependant, selon votre modèle et la taille de votre organisation, ces process sous Excel peuvent très facilement devenir des « usines à gaz » et se retourner contre vous en matière de performances.
Aujourd’hui, l’EPM est vraiment le levier le plus efficace pour vous permettre de booster les performances de vos pratiques budgétaires. Avec une solution EPM, comme Jedox ou Board que nous proposons, c’est pour vous la garantie de :
Réaliser vos planifications de manière beaucoup plus simple, intuitive et rapide
Consolider automatiquement vos données de manière fiable
Générer vos rapports et états financiers prévisionnels en quelques clics
Nous proposons plusieurs webinaires présentés par notre expert EPM consacrés à ces sujets sur notre chaine YouTube. Si vous voulez en savoir plus, vous pourrez retrouver notre savoir-faire sur la simulation de la masse salariale ou comment combiner vos solutions BI pour aller plus loin grâce au pilotage à la planification. N’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration personnalisée de ces outils.
Limitez toutes les tâches à faible valeur ajoutée
Ce point découle du premier mais il convenait de détailler un peu plus le sujet. Dans le cadre de vos élaborations budgétaires, vous ne pourrez limiter ces tâches à faible valeur ajoutée qu’en vous équipant d’une solution qui vous permettra d’automatiser ces travaux.
Et généralement, vous perdez énormément de temps sous Excel lorsqu’il faut :
Importer ou remonter des données : soit elle provient d’une unique source, soit vous devez passer du temps à agréger les données depuis ces différentes sources (différentes BDD, filiales, logiciels, services…) ;
Retravailler ces données pour l’adapter au modèle que vous avez mis en place ;
Contrôler que les données intégrées manuellement sont correctes (Il peut arriver parfois que cela soit compliqué d’en être certain) ;
Réaliser vos rapport : vous devez parfois à nouveau les agréger, par exemple si ils proviennent de vos différentes filiales, ils doivent être consolidés au siège pour obtenir une vision groupe finale.
Ces travaux sont très chronophages et la fiabilité est parfois incertaine. L’automatisation de ces travaux, ainsi que l’agrégation de vos données, font partie des fonctionnalités de bases proposées par les solutions EPM. Nous sommes à votre écoute pour échanger à ce propos. Nous vous conseillerons sur la solution la plus adaptée à vos besoins.
Budgets : Affinez la granularité de votre modèle
Vos planifications manquent peut-être de performance mais également de précision ? Vous le remarquez en particulier chaque année en comparant votre budget au réalisé.
Pour pallier ce manque de précision, affiner la granularité de votre modèle de planification est souvent le premier conseil que pouvons vous apporter. En effet, nous pouvons souvent observer des modèles budgétaires RH réalisés sous Excel qui sont préparés à des niveaux assez agrégés.
Voici quelques exemples avec vos saisies qui peuvent être effectuées :
Annuellement (pour le présentéisme, les CP/RTT, etc…) plutôt qu’en détaillant l’information mensuellement
Par Service plutôt que de descendre à la maille Employé (ex : primes et variables)
Par CSP ou typologie d’employés plutôt qu’à la granularité Employé (ex : taux de charges sociales, primes et variables, etc…)
Plusieurs raisons peuvent expliquer l’observation d’une simplification de vos process :
L’enjeu n’est pas important pour votre activité
Le modèle n’est plus adapté aux nouvelles attentes budgétaires et n’a pas été retravaillé
Le travail serait trop chronophage à des niveaux plus fins
Vous ne pouvez pas obtenir l’information à une maille plus fine
Il n’est parfois pas nécessaire de descendre à un niveau de granularité plus fin
Nous pouvons vous apporter nos conseils et notre expérience, en particulier si votre modèle n’est pas adapté et souhaiteriez renforcer la précision de celui-ci. L’intégration d’une solution EPM est également la solution pour répondre à des problématiques de travaux chronophages. La mise en place d’un tel outil est souvent, par la même occasion pour nos clients, l’opportunité de revoir leurs process budgétaires. Nous sommes présents pour en discuter, n’hésitez pas à nous contacter.
Rendez vos process budgets plus collaboratif
Ce levier de performance et de précision reste très peu envisagé dans un modèle de planification habituel avec Excel. En revanche ouvrir la planification budgétaire à d’autres acteurs/collaborateurs de votre organisation peut rapidement devenir une perspective alléchante avec la mise en place d’une solution EPM. En effet avec un tel outil vos planifications vont devenir :
Beaucoup plus simples, intuitives et assistées dans le cadre de l’ergonomie mise en place et le découpage de vos process en étapes clés ;
Des fonctionnalités vous permettent sans calcul la saisie d’éléments à des niveaux fins ou agrégés ;
Des contrôles sont effectués automatiquement et des workflows de validation vous permettent de suivre avec fiabilité le fil de l’élaboration de vos process.
Simplifiez votre processus de planification avec ces outils ! Rendez vos process prévisionnels (généralement au pôle financier) plus ouverts en impliquants les services concernés ou des fonctionnels qui possèdent une information plus précise du « terrain ».
Ainsi dans l’élaboration de votre budget RH, vous pourriez impliquer les responsables de vos services, qui sont peut-être plus en mesure de déterminer la prise des congés de leurs équipes. Et bien sûr, impliquer vos équipes RH beaucoup plus facilement dans ce process.
Ouvrir votre modèle budgétaire dans une solution EPM telle que Jedox est donc selon nous la clé pour :
Renforcer la précision de vos estimations budgétaires en impliquant des acteurs qui ont une meilleure connaissance de leur métier ;
Stopper les échanges de fichiers vers le pôle financier tout en limitant les travaux à faible valeur ajoutée (agrégations de fichiers, ressaisies par les contrôleurs de gestion…) ;
Alléger le travail de vos équipes financières en le déléguant à un plus grand nombre ;
Impliquer plus en profondeur votre organisation dans les enjeux budgétaires : vous avez désormais les outils en main pour animer et suivre l’élaboration budgétaire de tous les process et services de votre organisation.
L’approche vous intéresse ? Vous n’aviez pas envisagé toutes ces perspectives ? Prenez contact avec nous directement via LinkedIn ou le formulaire de contact de notre site internet. Nos consultants seront ravis de répondre à vos questions.
Tout dépend du secteur mais votre masse salariale peut représenter une part prédominante dans les couts de votre activité. La maîtrise de ces coûts est donc essentielle ainsi que la capacité de pouvoir les prévoir avec précision. Réalisée par votre responsable RH ou votre contrôleur de gestion, la planification des ressources humaines ne découle pas d’un process simple mais le résultat en vaut la peine car cela vous permettra, entre autres :
D’optimiser les arrivées et les départs en fonction des besoins organisationnels
Appréhender les impacts des augmentations salariales et variations d’autres variables
Coordonner les activités RH avec les objectifs organisationnels
Etc…
Au cours de la croissance de votre entreprise, ce process devra certainement évoluer afin de simuler la masse salariale avec plus de précision et peut-être au grès de nouveaux axes analytiques. Afin de recueillir toutes les données nécessaires à ce travail et en vue de le mettre en œuvre, veillez à respecter ces quelques prérequis :
Être en mesure de déterminer le présentéisme prévisionnel des salariés (selon les entrées/départs et les besoins de l’exploitation)
Déterminer le mois de référence avec lequel s’appuiera le niveau de salaire de référence pour votre budget
Etablir les hausses salariales (en moyenne ou par catégories de salariés pour plus de précisions)
Estimer les primes éventuelles et autres bonus et variables
Se mettre à jour des derniers taux de charges sociales applicables pour l’an prochain
Connaître le niveau des CP et RTT de chaque salarié pour vos provisions
Gardez toujours en tête que vous travaillez des données sensibles. Dans le respect de la RGPD, veillez toujours de crypter ou verrouiller par mot de passe vos fichiers.
Vous utilisez très certainement le tableur Excel de la suite Microsoft pour réaliser ces travaux. La simulation de la masse salariale peut très vite devenir complexe selon le degré de précision que vous souhaitez obtenir. Cette planification nécessite des tâches très redondantes pour chacun de vos salariés. Il est très courant chez nos clients de découvrir des fichiers Excel conséquents avec d’importantes formules entre les multiples classeurs.
Il existe aujourd’hui des solutions plus performantes et fiables pour simuler votre masse salariale et qui s’adaptent pleinement à vos process et méthodes de travail. Ces solutions vous feront gagner du temps dans la réalisation de votre budget RH en automatisant les différents calculs et en vous limitant les erreurs manuelles.
Pour en savoir plus, nous vous offrons le replay de notre webinaire sur la simulation de la masse salariale qui s’est tenu en ligne et gratuitement le Jeudi 10 février 2022 à 11H :
Les solutions EPM (Enterprise Performance Management) intègrent des fonctionnalités permettant la saisie d’objectif, la planification de ces objectifs, la simulation et répartition de ces objectifs budgétaires selon des règles propres à l’entreprise.
L’EPM permet ainsi de définir une stratégie d’entreprise ou des objectifs métiers, de les partager avec les différents acteurs concernés dans l’entreprise et de piloter ces indicateurs en analysant la performance de l’entreprise (comparaison des données réel vs objectif/budget/forecast).
D’abord centrée sur l’optimisation de processus budgétaire et reporting, les solutions EPM permettent aujourd’hui de répondre parfaitement à des problématiques de pilotage et d’optimisation de la masse salariale, de simulation et d’analyse de prix de revient produit, d’amélioration de processus S&OP dans le domaine logistique.
Découvrez lors de nos prochains Webinaire les atouts et les complémentarités des outils EPM avec votre système de pilotage actuel.
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