Microsoft Power Apps et Power Automate : optimisez votre productivité et automatisez vos processus

par BIPP Consulting | Déc 3, 2024 | Actualités BIPP Consulting, Business Intelligence, EPM

Chez BIPP Consulting, nous sommes toujours à la recherche de solutions innovantes pour aider nos clients à optimiser leur productivité et automatiser leurs processus métiers. Nous sommes fiers d’annoncer que nous intégrons désormais Microsoft Power Apps et Power Automate dans notre offre de services pour permettre à nos clients de tirer parti de ces puissants outils de la suite Microsoft Power Platform.

Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, ces solutions permettent de simplifier les opérations, d’améliorer l’efficacité et de libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Découvrez dans cet article comment Power Apps et Power Automate peuvent transformer la façon dont vous travaillez.

Le Low-Code/No-Code façon Microsoft pour digitaliser vos processus

L’enjeu de l’efficacité est omniprésent. Les entreprises se tournent souvent vers de nouveaux outils technologiques pour optimiser leurs processus métiers et améliorer leur performance. Un dilemme se pose alors : faut-il choisir une solution clé en main ou investir dans le développement d’un logiciel sur mesure, plus long et complexe ? L’entreprise peut-elle adapter ses méthodes aux solutions existantes, ou bien ses particularités sont-elles trop stratégiques pour accepter le moindre compromis ?

Auparavant, le choix de l’intégration d’une nouvelle solution se limitait à ces deux approches. Aujourd’hui les applications low-code/no-code offrent aux entreprises de nouvelles possibilités.

Les solutions low-code/no-code permettent de créer des applications rapidement et, en principe, de pouvoir se soustraire de la nécessité de faire appel à l’expertise de développeurs. Basées sur des bibliothèques de fonctionnalités, elles permettent à l’utilisateur, de manière visuelle, de créer et paramétrer des applications sur mesure telles qu’un outil de suivi ou de demandes d’approbations (workflows), un tableau de bord et bien d’autres.

Microsoft souhaite véritablement démocratiser la capacité des entreprises à pouvoir créer leurs propres applications. En pratique, ces outils low-code/no-code nécessitent toutefois un temps d’apprentissage pour se familiariser avec le langage, la technique et les concepts utilisés, comme nous le verrons par la suite.

Qu’est-ce que Microsoft Power Apps ?

Power Apps est une plateforme de développement en cloud qui permet aux utilisateurs de créer des applications personnalisées. Grâce à une interface intuitive, Power Apps permet de concevoir des applications mobiles et web adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise. Les applications peuvent être connectées à différentes sources de données, telles que Microsoft 365, SharePoint, SQL Server, PostgreSQL et bien d’autres, pour recueillir, afficher et manipuler des informations en temps réel.

Les forces de Power Apps :

• Accessibilité : une interface de conception simple et intuitive.
• Gain de temps : créez des applications rapidement sans passer par des cycles de développement traditionnels longs.
• Personnalisation : concevez des applications spécifiques aux besoins de votre entreprise, qu’il s’agisse de formulaires de saisie de données, de portails clients ou de tableaux de bord internes.
• Intégration native : s’intègre facilement avec d’autres outils de Microsoft 365, facilitant la centralisation et la gestion de vos données.

Cette solution est extrêmement versatile et ouvre la porte à une multitude de cas d’usage. Exemple avec ces applications :

1. Gestion des inventaires : permet aux utilisateurs de suivre en temps réel l’état des stocks, d’ajouter ou de supprimer des articles, et de recevoir des notifications lorsque certains articles sont bas.
2. Suivi des demandes de service : une application pour centraliser les demandes de support des employés, comme les demandes informatiques, les demandes de maintenance ou les réclamations.
3. Gestion des congés : facilite le processus de demande de congés en permettant aux employés de soumettre leurs demandes et de suivre leur solde de jours restants.
4. Gestion de projet : suivi de l’avancement des projets en permettant aux membres de l’équipe de gérer les tâches, le calendrier, et les livrables depuis une plateforme centralisée.
5. Contacts et opportunités : outil léger de gestion de la relation client (CRM) pour les petites équipes commerciales, permettant de suivre les contacts, les prospects et les opportunités.
6. Feedback client : simplifie la collecte des avis et commentaires des clients directement sur le terrain ou après un service.
7. Gestion des formations et des compétences : centralise la gestion des formations et compétences des employés, avec des fonctionnalités pour les managers et RH.

Certains des cas d’usage cités ci-dessus présentent des fonctionnalités réalisables avec Power Automate, notamment lorsque s’agit d’automatiser des processus et créer demandes d’approbations.

Qu’est-ce que Microsoft Power Automate ?

Microsoft Power Automate est une plateforme de gestion des flux de travail et d’automatisation de tâches répétitives qui permet aux utilisateurs de connecter différentes applications, services et systèmes entre eux. Elle aide les entreprises à automatiser des processus métier.

Power Automate est particulièrement utile pour :

• Automatiser les tâches répétitives : il peut automatiser des tâches courantes comme la création de rappels, la sauvegarde de fichiers dans le cloud, l’envoi de notifications, et le transfert de données entre systèmes.
• Connecter différentes applications : Power Automate intègre des centaines de services et applications, notamment Microsoft 365, SharePoint, Teams, OneDrive, ainsi que des applications tierces comme Salesforce, Dropbox, et Google Drive et bien d’autres.
• Créer des processus d’approbation (workflows) : les utilisateurs peuvent mettre en place des flux d’approbation, utiles pour les validations de documents, demandes de congé, dépenses, etc.
• Analyser et optimiser les processus : avec Power Automate, les entreprises peuvent mieux comprendre leurs flux de travail, identifier les inefficacités, remonter des erreurs et les améliorer.

Power Automate est conçu pour être accessible aux utilisateurs, sans compétences en développement, avec une interface de création de flux basée sur le glisser-déposer. Dans les faits, cette simplicité est relative et nécessite tout de même une certaine appétence en informatique, nous y reviendrons plus tard.

Exemple de cas d’usage :

1. Automatisation des approbations : mettez en place des flux d’approbation pour gérer des demandes courantes, comme les congés, les achats ou les dépenses.
2. Notification et gestion des incidents : lorsqu’un incident est signalé via un formulaire ou un email, Power Automate crée un ticket dans un système de gestion des incidents, envoie des notifications aux personnes concernées et déclenche des rappels si besoin.
3. Archivage automatique des e-mails et pièces jointes : gagnez du temps en automatisant le stockage des e-mails et de leurs pièces jointes dans un dossier spécifique de OneDrive ou SharePoint.
4. Suivi des réseaux sociaux : suivez les mentions ou commentaires sur votre entreprise et réagissez rapidement.
5. Synchronisation entre outils de CRM et ERP : lorsqu’un client ou une commande est créé dans le CRM, Power Automate enregistre les données dans l’ERP, envoie une notification à l’équipe concernée et met à jour les informations du stock ou de la facturation.
6. Enrichissement de données et intégration de sources externes : un flux peut extraire des données d’une API externe, comme une base de données de prospects, enrichir le CRM avec ces données, et envoyer des alertes si un prospect correspond à certains critères.
7. Contrôle de conformité des données : un flux automatisé peut vérifier une table de votre base de données (SQL Server, PostgreSQL, Oracle…) et s’assurer que les résultats sont conformes selon des critères définis. En cas d’inconformité Power Automate peut corriger l’information et/ou notifier des utilisateurs par mail.

Ces flux développés avec Power Automate peuvent être pilotés ou suivis via des applications Power Apps développées conjointement. Ces nouveaux outils proposés par Microsoft semblent permettre d’infinies possibilités.

Ces outils respectent-ils leur promesse ?

Ces solutions low-code/no-code permettent-elles réellement le développement d’applications sur-mesure en un temps record ? Leur facilité d’utilisation permet-elle vraiment de prendre en main ces solutions sans connaissances en développement ?

Depuis nos récentes expériences à l’usage de Power Apps et Power Automate, nous percevons un véritable potentiel à ces solutions et les recommandons à présent à nos clients. La rapidité de développement est indéniable, surtout en comparaison aux solutions logicielles sur mesure développées de façons plus « traditionnelles » avec un langage informatique tel que C, C++, C#, Python, Java, etc… En termes de performances, celles-ci dépendent énormément du modèle de données utilisé, mais celles-ci sont tout à fait appréciables. En résumé voici nos constats à l’utilisation de ces outils :

Les plus :

• Une interface développeur simple avec de nombreux composants à disposition.
• La facilité et la rapidité à créer ou faire évoluer une application développée, que ça soit dans Power Apps ou Power Automate.
• Une expérience utilisateur final agréable et personnalisée. Les propriétés de configuration des composants de Power Apps sont particulièrement complètes, l’application est responsive et tout est « variabilisable ».
• L’intégration facile avec les autres outils de la suite Microsoft tels que SharePoint ou Onedrive pour lire/écrire des données.
• Le nombre important de connecteurs dans Power Automate (plus de 1000) qui décuplent les possibilités offertes par ces outils (Salesforce, Office 365, Twitter (X), Dropbox, les services Google…).
• Les informations disponibles en ligne (documentation officielle, forums de Microsoft, tutoriels et guides sur des sites internet, YouTube…).

Les moins :

• Une prise en main compliquée pour certains composants dans Power Apps selon le type de données sources. Côté Power Automate les concepts de base ne sont, selon nous, pas si évident à s’approprier.
• Une montée en compétence au langage Power FX est nécessaire pour réaliser toute application sérieuse. Les habitués à d’autres langages informatiques arriveront plus rapidement à s’adapter à Power FX en retrouvant la plupart de leurs habitudes. En revanche, le temps d’apprentissage pour un néophyte sera tout de même assez long et difficile.
• Des composants et des connecteurs limités sans licence Premium. Ces limitations peuvent restreindre les fonctionnalités d’une application (exemple le connecteur Adobe pour enregistrer un PDF automatisé via Power Automate) mais aussi limiter les performances (pas de connecteur BDD Dataverse ou tiers, il faudra donc stocker ses données dans une liste ou un fichier Sharepoint qui présentent de moins bonnes performances dans la lecture/écriture de vos données).

Conclusion : deux solutions à fort potentiel mais complexes à prendre en main

Microsoft Power Apps et Power Automate présentent un véritable potentiel et une avancée majeure dans la digitalisation des processus d’entreprise.

La prise en main de ces outils reste néanmoins assez complexe, notamment dans l’usage du langage low-code, et requiert une expertise que nous sommes désormais en mesure de vous proposer. Leur flexibilité et la rapidité de développement qui leur est associée nous permettent aujourd’hui de répondre à davantage de besoins spécifiques de nos clients.

Cependant, le développement d’applications, même avec des outils low-code, nécessite une compréhension approfondie des processus métier ainsi que des compétences techniques pour garantir une mise en œuvre réussie. Chez BIPP Consulting, nous maîtrisons ces deux aspects : notre capacité à analyser et modéliser les processus métiers combinée à notre expertise technique nous permet d’exploiter pleinement le potentiel de ces outils.

Leurs forces nous permettent également de les envisager comme des solutions complémentaires aux technologies que nous intégrons actuellement, qu’il s’agisse de nos activités en BI, EPM ou Data Management. Ces synergies constituent une réelle valeur ajoutée, que nous aurons plaisir à vous présenter au cours de prochains articles ou webinaires.

Ces outils pourraient-ils être la solution à certaines de vos problématiques ? Contactez-nous sans hésiter, nos experts se feront un plaisir d’échanger avec vous à ce sujet.