Power BI est devenu un outil incontournable pour analyser les données et piloter la performance. Mais peut-on réellement l’utiliser pour faire de la planification ?
La question se pose dans de nombreuses organisations. Les données sont centralisées dans Power BI, les tableaux de bord sont en place, les KPI sont suivis… mais dès qu’il faut construire un budget, saisir des hypothèses, réaliser un forecast ou simuler différents scénarios, les équipes retournent souvent vers Excel.
Pourquoi cette séparation entre analyse et planification persiste-t-elle ?
Et surtout, faut-il nécessairement investir dans une solution EPM complexe et coûteuse pour disposer de capacités de planification intégrées à son environnement Power BI ?
Aimplan apporte une réponse à cette problématique en ajoutant des fonctionnalités de saisie, de planification, de prévision et de simulation directement dans Power BI.
Power BI est excellent pour analyser… mais l’analyse ne suffit pas
Power BI permet de connecter différentes sources de données, de les transformer, de les modéliser et de créer des tableaux de bord interactifs.
Pour une direction financière, commerciale ou opérationnelle, cela permet notamment de suivre les indicateurs clés, d’analyser les écarts, d’identifier les tendances et de disposer d’une vision consolidée de la performance.
Mais analyser ce qui s’est passé ou ce qui se passe aujourd’hui ne suffit pas toujours pour piloter l’avenir.
Prenons quelques exemples.
Une direction commerciale peut suivre son chiffre d’affaires et son pipeline dans Power BI. Mais elle peut également avoir besoin de :
- Saisir les prévisions des équipes commerciales,
- Ajuster les objectifs,
- Construire un forecast,
- Tester l’impact d’une modification des hypothèses,
- Simuler différents scénarios,
- Planifier les actions nécessaires pour atteindre les objectifs.
De la même manière, une direction financière peut analyser ses dépenses réelles dans Power BI, tout en ayant besoin
- de construire son budget,
- de saisir des hypothèses,
- de réaliser plusieurs simulations et de voir directement les conséquences de ces derniers sur ses indicateurs.
Il en est de même pour les directions RH, achat, logistique….
On retrouve alors une distinction fondamentale :
Le reporting permet de comprendre la performance. La planification permet de préparer et d’influencer la performance future.
C’est à ce niveau que les limites d’un environnement uniquement orienté reporting peuvent apparaître.
Pourquoi les entreprises retournent-elles encore sur Excel pour planifier ?
Lorsqu’il faut construire un budget, un forecast ou un plan d’action, Excel reste très souvent le réflexe numéro un. En effet, Excel est flexible, familier (surtout en Finance) et permet rapidement de saisir des données, modifier des hypothèses et construire des calculs.
Mais Excel a certaines limites, notamment lorsque les processus deviennent collectifs, récurrents et complexes.
Des processus de planification souvent fragmentés avec Excel
Dans de nombreuses organisations, le processus ressemble à ceci :
Cette organisation peut rapidement générer plusieurs difficultés :
- Multiplication des fichiers Excel,
- Différentes versions d’un même budget ou forecast,
- Consolidation chronophage,
- Risques d’erreurs de saisie ou de formule,
- Manque de traçabilité des modifications,
- Difficulté à comparer rapidement plusieurs scénarios,
- Déconnexion entre les données réelles et les données prévisionnelles.
Au final, les équipes passent plus de temps à préparer et consolider le plan plutôt qu’à analyser les résultats et prendre des décisions.
Et pourquoi pas une solution EPM à la place d’Excel ?
Face aux limites d’Excel, une autre approche consiste à déployer une solution EPM (Enterprise Performance Management), notamment pour les directions financières. Jedox ou Board font parties des solutions les plus connues.
Ces plateformes sont conçues pour répondre à des besoins avancés de planification, de budgétisation, de consolidation, de prévision et de pilotage de la performance. Elles peuvent donc être particulièrement pertinentes pour les grandes organisations ayant des processus de planification complexes et des besoins de gouvernance importants.
Mais elles peuvent également représenter un investissement conséquent. Pour certaines organisations, notamment celles qui disposent déjà d’un environnement Power BI, la question de la mise en place d’un EPM peut être remis en cause.
Aujourd’hui, il existe justement une solution qui répond aux enjeux de planification, de simulation et de prévision, directement intégré à Power BI.
Que manque-t-il à Power BI pour devenir un véritable outil de planification ?
Power BI dispose de nombreuses fonctionnalités pour analyser et visualiser les données. Mais un processus de planification implique des besoins différents de ceux d’un processus de reporting.
1. La saisie de données
Dans un rapport ou un tableau de bord classique, les données sont généralement seulement analysées.
Dans un processus de planification, les utilisateurs doivent également pouvoir saisir ou modifier des données : objectifs, prévisions, hypothèses, budgets, volumes, coûts…
2. Le write-back
Cette capacité de saisie implique de pouvoir réinjecter les informations saisies par les utilisateurs dans une source de données afin qu’elles puissent être exploitées dans les analyses.
C’est ce que l’on appelle généralement le write-back.
3. La gestion des hypothèses
Planifier ne consiste pas uniquement à saisir un chiffre. Il faut aussi pouvoir répondre à des questions comme :
« Que se passe-t-il si les ventes augmentent de 5 % ? «
« Quel sera l’impact d’une hausse des coûts ? «
« Que se passe-t-il si nous recrutons davantage ? «
La planification nécessite donc de pouvoir construire et modifier des hypothèses.
4. Les scénarios
Une organisation peut avoir plusieurs futurs possibles.
Il peut donc être utile de construire un scénario central, un scénario optimiste et un scénario prudent, puis de comparer leurs conséquences.
5. La comparaison entre réel, budget et forecast
Une fois le plan établi, il faut pouvoir le comparer aux résultats réellement observés.
L’intérêt est alors de conserver une continuité entre : Réalisé → Budget → Forecast → Scénarios
Le véritable enjeu n’est donc pas simplement de faire entrer une fonction de saisie dans Power BI. Il s’agit de relier la donnée historique, l’analyse, les hypothèses, la planification et la prévision dans un même processus de pilotage et au sein d’un même environnement.
Aimplan : ajouter la planification directement dans Power BI
C’est précisément le positionnement d’Aimplan.
Aimplan est une solution de planification qui s’intègre à l’environnement Power BI pour ajouter des fonctionnalités qui vont au-delà de l’analyse et du reporting. L’objectif est de permettre aux utilisateurs de saisir, prévoir, planifier et simuler, tout en conservant Power BI comme environnement d’analyse et de visualisation.
Saisir
Les utilisateurs peuvent saisir directement leurs données de planification et leurs hypothèses.
Cela peut concerner :
- des prévisions de ventes,
- des objectifs,
- des budgets,
- des volumes,
- des coûts,
- des hypothèses opérationnelles…
Prévoir
Aimplan permet également de construire des prévisions à partir des données disponibles et des hypothèses métier.
Les équipes peuvent ainsi confronter leurs prévisions aux résultats historiques et ajuster leurs plans.
Planifier
La solution peut être utilisée pour différents processus de planification : budget, forecast, objectifs commerciaux, ressources, coûts ou encore planification opérationnelle.
Simuler
La possibilité de modifier des hypothèses permet également d’explorer différents scénarios et d’en analyser les conséquences directement depuis son tableau de bord Power BI.
L’intérêt est de pouvoir passer de :
« Voici ce qui s’est passé. »
à :
« Voici ce que nous prévoyons, voici nos hypothèses et voici ce qui pourrait se passer selon différents scénarios. »
Et cela, sans multiplier les environnements et les outils, et en ayant une visibilité et une tracabilité complète sur toutes les modifications.
L’objectif : ne plus séparer analyse et planification
Le principal intérêt d’une approche Power BI + Aimplan réside finalement dans sa logique d’intégration. Plutôt que de disposer d’un environnement pour analyser les résultats et d’un autre pour construire les plans, l’objectif est de rapprocher les deux. Cette approche permet de créer une continuité entre les données historiques et les données prévisionnelles.
Quels cas d’usage pour Aimplan ?
L’intérêt d’une solution de planification intégrée à Power BI ne se limite pas à un seul métier.
💰 Finance
Les directions financières peuvent utiliser Aimplan pour :
- construire et suivre les budgets,
- réaliser des forecasts,
- planifier les dépenses,
- gérer différentes hypothèses,
- comparer réalisé, budget et prévisionnel,
- simuler différents scénarios financiers.
L’objectif est de rapprocher le processus budgétaire du reporting et de l’analyse financière.
Si vous voulez voir comment utilisez Aimplan dans un contexte de gestion et de planification financière, nous avons réalisé un webinaire en collaboration avec la DFCG sur ce sujet. Voici le replay : « Planification, budgétisation, prévision avec Aimplan intégré à Power BI »
📈 Ventes
Pour les directions commerciales, Aimplan peut notamment permettre de :
- construire les prévisions de ventes,
- planifier les objectifs,
- saisir les hypothèses des équipes commerciales,
- simuler différents scénarios,
- analyser l’impact des hypothèses sur les KPI,
- comparer objectifs, forecast et réalisé.
Le CRM (entre autres) fournit alors les données opérationnelles, Power BI permet de les analyser et Aimplan ajoute les capacités de planification et de prévision.
🏭 Achats, Opérations et Supply Chain
La planification peut également concerner les activités de la supply chain :
- prévision de la demande,
- planification des volumes,
- capacités de production,
- ressources,
- stocks,
- scénarios d’évolution de l’activité.
La possibilité de rapprocher données historiques, prévisions et scénarios peut aider les équipes à mieux anticiper les besoins futurs, ce qui est un enjeu majeur en supply chain.
👥 Ressources humaines
Les processus de planification RH peuvent également bénéficier de cette approche :
- planification des effectifs,
- prévision de la masse salariale,
- évolution des besoins en ressources,
- simulations de recrutements,
- comparaison entre plan et réalisé.
📁 Gestion de projets
Dans le cadre du pilotage de projets, la planification peut porter sur :
- les ressources,
- les coûts,
- les budgets,
- la rentabilité,
- les prévisions de charge,
- les écarts entre prévisionnel et réalisé.
Ces différents cas d’usage reposent sur une même logique : utiliser les données disponibles pour comprendre la situation actuelle, puis les compléter avec des hypothèses permettant de planifier et d’anticiper la suite.
Power BI est un formidable outil pour centraliser, analysee et visualiser les données. Mais lorsqu’une organisation souhaite aller plus loin dans son pilotage, elle doit également pouvoir saisir des données, construire des prévisions, planifier des objectifs et simuler différents scénarios. Historiquement, ces besoins ont souvent été couverts par Excel ou par des solutions EPM spécialisées. Excel peut offrir une grande flexibilité mais peut rapidement devenir difficile à gérer à grande échelle. Une solution EPM propose des fonctionnalités avancées, mais peut représenter un investissement et un projet important selon les besoins de l’organisation.
Aimplan propose une approche directement intégrée à Power BI : ajouter des capacités de planification, de prévision et de saisie directement à l’environnement Power BI.
L’intérêt d’intégrer Aimplan à son environnement Power BI est de créer un véritable processus de pilotage : Analyser → Prévoir → Planifier → Simuler → Décider → Mesurer. C’est cette continuité entre la donnée, l’analyse et l’action qui permet de faire évoluer un environnement Power BI d’un outil de reporting vers une véritable plateforme de pilotage de la performance.
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BIPP Consulting accompagne les organisations dans la mise en place de solutions de Business Intelligence, de planification et de pilotage de la performance.
En tant qu’intégrateur Microsoft et Aimplan, nous pouvons vous accompagner dans l’analyse de vos processus de planification et dans la mise en place d’une solution adaptée à vos enjeux.