3 erreurs qui freinent votre process budgétaire

Vous appréhendez la fin d’année car l’élaboration du budget N+1 approche ? Découvrez les trois erreurs à ne pas commettre lors de votre process budgétaire.

Effectivement, ce travail de fin d’année est parfois complexe, redondant et surtout chronophage. D’autant plus si le process nécessite d’aller à des niveaux analytiques assez fins et requiert des règles de répartition et de gestion particulières.

Planifier n’a rien de simple. L’enjeu a toujours été de taille pour les entreprises mais plus encore aujourd’hui dans le contexte économique et politique que nous connaissons. Crise sanitaire, pénuries, envolée de la demande, volatilité… c’est la pérennité même de l’entreprise qui dépend de la réactivité et de la précision des équipes financières pour élaborer rapidement de nouveaux forecasts et aller jusqu’à simuler une trésorerie prévisionnelle.

La complexité de ce process dépend principalement de la taille de l’entreprise, de son activité et des choix de la direction dans la prévision du suivi budgétaire. Qu’il présente une importante complexité ou non, le process budgétaire de votre entreprise est certainement élaboré à l’aide d’Excel. Le tableur de la suite Office reste en effet aujourd’hui dans le monde l’outil le plus utilisé pour ces besoins. Pourtant comme nous allons le voir, celui-ci peut très vite présenter des limites et vous faire perdre en efficacité.

Nous allons dans cet article mettre en lumière 3 contraintes importantes qui peuvent freiner la performance de votre process budgétaire et quelles sont les solutions que nous proposons pour y pallier.

1. L’agrégation chronophage des données de sources multiples

L’une de ces situations peut très certainement vous parler car ce sont des difficultés que rencontrent nos clients :

• Consolider le template du budget des ventes des X filiales pour obtenir une vision groupe
• Agréger les données budgétaires de 10 sociétés du groupe qui sont, si l’on a de la chance, sous le même ERP avec les 2 sociétés et qui, elles, vous transmettent le budget sous format Excel
• Convertir et consolider les budgets de quelques filiales étrangères avec celles sur le territoire
• Etc…

L’évocation d’une de ces problématiques vous fait grincer des dents ? C’est normal car ces travaux, réalisés la plupart du temps manuellement avec votre tableur préféré, sont redondants et peu performants. Il vous faut retraiter et uniformiser les données pour enfin les rassembler dans un classeur Excel qui peut très rapidement dépasser les dizaines voire centaines de Mo et dont l’attente de l’ouverture vous rend à chaque fois anxieux.

Notre solution ? Automatiser la consolidation et le retraitement des données et les présenter au sein d’une interface unique et intégrée.

Votre process budgétaire dépend-il de plusieurs sources hétérogènes ? BIPP Consulting est à même de vous proposer également des solutions en amont pour rassembler et uniformiser ces données au sein d’une même structure. Peu importe l’ERP, le logiciel dédié ou les fichiers externes de données… Toutes ces data peuvent être rassemblées pour être plus facilement utilisées au sein de votre organisation.

2. Le manque de fiabilité dans les données utilisées

La fiabilité des données peut être affectée et dépendre de différentes façons :

• Le nombre différent de fichiers et de versions de fichiers utilisés au gré de votre process budgétaire requiert une rigueur minutieuse dans la nomination et l’organisation pour éviter les erreurs
• Le nombre de personnes employées dans le process budgétaire et surtout sa finalisation. Ainsi que la fréquence des interventions manuelles dans la saisie et le retraitement des données.
• La complexité des formules pour les règles de gestion et de répartition éventuellement nécessaire au gré du process
• De la sécurité et de la limitation des accès aux personnes impliquées dans l’élaboration du budget

Que vaut la pertinence de vos comparaisons budgétaires si les données sources ne sont pas fiables ?

Notre solution ? C’est justement l’objectif d’une solution EPM telle que Jedox : vous permettre de vous concentrer uniquement sur la saisie. L’outil gère ensuite de lui-même les calculs complexes et l’élaboration des états financiers prévisionnels.

La sécurité est quant à elle pleinement développée : il vous est facile de limiter le périmètre des données selon des axes analytiques aux différentes personnes impliquées dans le process. Il vous est également possible d’obtenir un suivi des modifications effectuées au cours de la saisie.

3. Une difficile évolution du modèle et de sa maintenance

Votre organisation ou votre activité a évolué, et peut-être est-il nécessaire de procéder à des modifications du process par exemple pour :

• Modifier les nomenclatures des produits
• Planifier à un niveau de détail hiérarchique plus fin
• Prendre en compte un nouvel axe analytique
• Intégrer une nouvelle activité dont les règles de calculs sont complétement différentes
• Etc.

Mais vous vous confrontez toujours à des difficultés que nous avons, pour certaines, déjà évoquées ci-dessus :

• Vous êtes perdus dans la complexité des formules et des nombreux onglets de votre fichier Excel
• Des macro VBA ont été utilisées pour automatiser les tâches redondantes mais vous n’avez plus les compétences dans votre organisation pour corriger un problème rencontré
• Intégrer un niveau de détail supplémentaire nécessiterait presque de repartir de zéro pour réaliser une nouvelle matrice budgétaire sous Excel
• Etc…

Notre solution ? Chez BIPP, un consultant est à l’écoute de vos besoins initiaux et pour toutes les évolutions dans le futur. La solution mise en place est sur mesure selon vos besoins et pleinement adaptable à toutes modifications et à d’autres pôles de l’entreprise. Exemple : une telle solution peut être mise en place dans un premier temps uniquement pour simuler la masse salariale, mais demain elle peut très bien être adaptée pour intégrer la planification des ventes.

Pour rappel, Excel n’est pas un outil dédié à l’élaboration budgétaire, il existe aujourd’hui des solutions consacrées à ces besoins : ce sont les outils EPM « Enterprise Performance Management » ou Gestion de la Performance en français. Nous souhaitons au gré de ce webinaire mettre en avant la solution de notre partenaire Jedox qui répond pleinement à ces besoins.

Pour en savoir plus sur notre solution, participez à notre webinaire qui a lieu le jeudi 25 novembre 2021, à 11h.

Pour accéder au formulaire d’inscription, cliquez ici.

Au sommaire :

• Tour d’horizon des difficultés de vos process budgétaires
• Les limites d’Excel pour réaliser rapidement vos budgets et prévisions
• Comment la solution Jedox répond à ces problématiques ?
• Jedox, une solution de planification intégrée
• La planification budgétaire chez nos clients